Aufbau eines internen Audit-Systems zur Stärkung der Unternehmensführung und des Risikomanagements

Sehr geehrte Investoren, in meinen über 26 Berufsjahren – zwölf davon in der Betreuung internationaler Unternehmen bei Jiaxi und weitere vierzehn in der Registrierungsabwicklung – habe ich einen klaren Trend beobachtet: Die Zeiten, in denen Unternehmenswert allein durch Umsatzwachstum und Marktanteile definiert wurde, sind vorbei. Heute entscheidet die Qualität der Corporate Governance maßgeblich über Vertrauen, Risikoprämien und langfristige Stabilität eines Unternehmens. Im Zentrum dieser Entwicklung steht ein oft unterschätztes, aber kraftvolles Instrument: ein robustes, lebendiges internes Audit-System. Dies ist kein bürokratisches Kontrollorgan, sondern das neuronale Netz des Unternehmens, das Risiken früh erkennt, Prozesse optimiert und die Einhaltung von Regeln sicherstellt. In einer Welt zunehmender regulatorischer Komplexität, etwa durch die Lieferkettensorgfaltspflicht oder die ESG-Berichterstattung, wird ein effektives internes Auditing vom Nice-to-have zum strategischen Muss für jeden seriösen Investor.

Von der Kontrolle zur strategischen Beratung

Das klassische Bild des Internen Auditors als reiner Fehlerfinder und Regelwächter ist längst überholt. In der modernen Unternehmensführung hat sich die Rolle fundamental gewandelt hin zu einem strategischen Partner und risikobasierten Berater. Die Abteilung agiert nicht mehr nur reaktiv, indem sie vergangene Buchungen prüft, sondern proaktiv, indem sie zukünftige Risiken antizipiert und bewertet. Ein Beispiel aus meiner Praxis: Ein mittelständischer Maschinenbauer mit starkem China-Engagement stand vor der Herausforderung, die komplexen und sich ständig ändernden lokalen Steuer- und Zollvorschriften einzuhalten. Statt nur die Jahresabschlüsse zu prüfen, setzte das interne Audit-Team – in Abstimmung mit uns externen Beratern – einen risikobasierten Prüfplan auf. Sie identifizierten kritische Schnittstellen in der Lieferkette, bewerteten die Wirksamkeit der internen Kontrollen (IKS) in den Auslandsniederlassungen und simulierten Szenarien für Zollprüfungen. Das Ergebnis war nicht nur eine höhere Compliance-Quote, sondern auch konkrete Effizienzsteigerungen in den Prozessen, die bares Geld wert waren. Die Audit-Berichte enthielten nicht nur Mängellisten, sondern priorisierte Handlungsempfehlungen für das Management. Diese evolutionäre Entwicklung vom Kontrolleur zum Berater ist essenziell, um echten Mehrwert zu schaffen.

Diese neue Rolle erfordert auch ein anderes Skillset beim Audit-Personal. Neben Buchhaltungswissen sind heute Verständnis für Geschäftsprozesse, IT-Systeme, Data Analytics und vor allem kommunikative Fähigkeiten gefragt. Der Auditor muss seine Erkenntnisse so vermitteln, dass das Management sie als konstruktive Unterstützung und nicht als Kritik versteht. In vielen Gesprächen mit Geschäftsführern habe ich erlebt, wie der Durchbruch in der Zusammenarbeit gelang, als das Audit-Team begann, in der Sprache der Geschäftsleitung zu sprechen: in der Sprache von Risiko, Rendite und strategischer Resilienz. Forschungsarbeiten, wie die des Institute of Internal Auditors (IIA), unterstreichen, dass die wertschöpfende Beratungsfunktion die Akzeptanz und Wirkung der Internen Revision signifikant erhöht.

Risikomanagement als Herzstück

Ein effektives internes Audit-System ist untrennbar mit einem lebendigen Risikomanagement (RM) verbunden. Es fungiert als dessen unabhängige Bewertungs- und Validierungsinstanz. Konkret bedeutet das: Das interne Audit prüft nicht nur, ob das Risikomanagement-System formal existiert, sondern ob es auch in der Praxis funktioniert und die wirklich kritischen Risiken des Unternehmens adressiert. Ich erinnere mich an einen Kunden aus der Logistikbranche, der ein formell einwandfreies Risikoregister führte. Bei einer tiefergehenden Prüfung stellte das interne Audit jedoch fest, dass das operative Risiko eines flächendeckenden Ausfalls des Fuhrpark-Managementsystems völlig unterbewertet war. Die getroffenen Notfallmaßnahmen waren unzureichend. Durch eine Simulation eines Cyber-Angriffs legte das Audit-Team die Schwachstellen schonungslos offen und trieb die Entwicklung eines robusten Business-Continuity-Plans voran. Ohne diese unabhängige, kritische Prüfung wäre das Unternehmen einem existenziellen Risiko ausgesetzt gewesen.

Der risikobasierte Audit-Ansatz ist hier der Schlüssel. Statt jedes Jahr die gleichen Prozesse stichprobenartig zu prüfen, priorisiert das interne Audit seine Ressourcen dort, wo die Risiken für die Unternehmensziele am größten sind. Dies können neue Märkte, große IT-Investitionen, Fusionen oder auch Reputationsrisiken im Bereich Nachhaltigkeit sein. Die enge Verzahnung mit dem Risikomanagement ermöglicht es dem Audit, frühzeitig in strategische Entscheidungsprozesse eingebunden zu werden. Sie liefern sozusagen die "Risiko-Landkarte", auf der sich die Geschäftsführung orientieren kann. Diese Integration stellt sicher, dass das Unternehmen nicht nur reaktiv auf eingetretene Schäden reagiert, sondern potenzielle Gefahren proaktiv steuert – ein entscheidender Faktor für Investoren, die Stabilität suchen.

Unabhängigkeit und Objektivität wahren

Die größte Stärke, aber auch die größte Herausforderung eines internen Audit-Systems liegt in seiner organisatorischen und mentalen Unabhängigkeit. Nur wenn die Interne Revision frei von Einflussnahme durch das operativ geprüfte Management berichten kann, ist ihr Urteil glaubwürdig. In der Praxis stolpert man hier oft über die Berichtslinie. Idealerweise berichtet der Leiter der Internen Revision direkt an den Aufsichtsrat bzw. dessen Prüfungsausschuss und nicht an den CFO oder CEO. In einem Familienunternehmen, das ich betreue, war dies lange ein heikles Thema. Der Audit-Leiter berichtete formell an den Familienvorstand, wurde aber de facto vom Geschäftsführer (einem Familienmitglied) bewertet und in seinem Budget beschnitten. Die Folge waren "angepasste" Audit-Berichte. Erst als diese Struktur nach einer kritischen Situation geändert wurde und der Audit-Leiter einen direkten, regelmäßigen Zugang zum Aufsichtsratsvorsitzenden erhielt, kehrte die notwendige Schärfe in die Prüfungen zurück.

Objektivität ist das zweite Standbein. Sie bedeutet, frei von Vorurteilen und Interessenkonflikten zu prüfen. Das klingt selbstverständlich, ist es aber nicht. Ein Auditor, der später vielleicht in der geprüften Abteilung Karriere machen möchte, könnte versucht sein, Befunde zu beschönigen. Hier sind klare Rotationsregelungen und eine Kultur, die kritische Fragen nicht als illoyal, sondern als wertvoll ansieht, entscheidend. Die professionellen Standards des IIA betonen diese Prinzipien zu Recht als nicht verhandelbare Grundlage. Für Sie als Investor ist es lohnenswert, einen Blick in den Jahresbericht zu werfen: An wen berichtet die Interne Revision? Verfügt sie über ausreichend Budget und qualifiziertes Personal? Diese Indizien sagen viel über die Ernsthaftigkeit der Corporate Governance aus.

Technologie und Data Analytics nutzen

Die Digitalisierung revolutioniert das interne Audit. Stichprobenprüfungen von Hand werden zunehmend ergänzt oder ersetzt durch kontinuierliches Monitoring und prädiktive Analysen mittels Data Analytics. Moderne Audit-Tools können heute gesamte Datenbestände – alle Buchungen, alle Verträge, alle Logs – in Echtzeit durchsuchen und nach Anomalien, Mustern oder Regelverstößen durchforsten. Ein praktisches Beispiel: Für einen E-Commerce-Kunden implementierten wir gemeinsam mit dem internen Audit eine Software, die automatisch alle Gutschriften und Retourenprozesse überwacht. Statt quartalsweise Stichproben zu ziehen, erhält das Audit-Team nun wöchentlich Alerts bei ungewöhnlichen Mustern, z.B. einer Häufung von Retouren durch einen bestimmten Mitarbeiter oder an eine bestimmte Adresse. So wurde ein betrügerisches Schema im Keim erstickt, das bei der alten Methode vielleicht erst viel später aufgefallen wäre.

Diese technologische Aufrüstung erfordert Investitionen und neues Know-how. Der "Auditor der Zukunft" muss mit Daten umgehen können, Algorithmen verstehen und IT-Systeme bewerten. Das ermöglicht nicht nur eine tiefere Prüfung, sondern auch eine Fokussierung auf wertschöpfende Tätigkeiten. Statt Zeit mit monotoner Datensammlung zu verbringen, können sich die Audit-Mitarbeiter auf die Analyse der Ergebnisse, die Ursachenforschung und die Entwicklung von Lösungen konzentrieren. Für Investoren ist ein Unternehmen, das seine Interne Revision technologisch modern aufstellt, ein Indikator für ein progressives Risikobewusstsein und die Bereitschaft, in zukunftssichere Strukturen zu investieren.

Kommunikation und Kultur des Vertrauens

Die besten Audit-Erkenntnisse sind wertlos, wenn sie nicht effektiv kommuniziert und vom Management angenommen werden. Daher ist die Kommunikationsfähigkeit der Audit-Funktion ein kritischer Erfolgsfaktor. Ein Audit-Bericht, der voller Fachjargon und anklagender Formulierungen steckt, wird abgelehnt oder ignoriert. Ein Bericht, der klar, prägnant und lösungsorientiert die Kernrisiken für das Geschäft aufzeigt und praktikable Empfehlungen gibt, wird Gehör finden. Ich habe oft erlebt, dass der Ton die Musik macht. Statt "Die Abteilung X hat gegen Verfahrensregel Y verstoßen" zu schreiben, formulieren erfolgreiche Audit-Teams: "Wir identifizierten eine Chance, den Prozess in Abteilung X zu optimieren, um Risiko Z zu minimieren und gleichzeitig die Effizienz zu steigen. Wir schlagen folgende Maßnahme vor..."

Dies führt zum vielleicht wichtigsten Punkt: die Schaffung einer Kultur, in der interne Auditierung als hilfreiche Unterstützung und nicht als feindliche Überwachung gesehen wird. Diese Kultur muss von der Unternehmensspitze vorgelebt werden. Wenn der CEO kritische Audit-Befunde offen diskutiert und die Umsetzung von Verbesserungen einfordert, sendet das ein starkes Signal. In einem Unternehmen, das ich kenne, etablierte der Audit-Ausschuss des Aufsichtsrats regelmäßige "Lessons Learned"-Sitzungen ohne Schuldzuweisungen, in denen aus Audit-Ergebnissen für die ganze Organisation gelernt wurde. Das schuf Vertrauen und förderte die freiwillige Meldung von Schwachstellen. Eine solche lernende Organisation ist widerstandsfähiger und anpassungsfähiger – Eigenschaften, die in volatilen Märkten puren Goldwert besitzen.

Regulatorische Anforderungen meistern

Der regulatorische Druck auf Unternehmen wächst stetig – sei es durch die EU-Taxonomie, die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), das deutsche Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) oder internationale Rechnungslegungsstandards. Das interne Audit-System spielt eine zentrale Rolle dabei, die Compliance mit diesem komplexen Regelwerk sicherzustellen und nachweisbar zu machen. Es geht nicht mehr nur um finanzielle Korrektheit, sondern um die Integrität der gesamten Wertschöpfungskette. Für ein produzierendes Unternehmen mit globalen Zulieferern bedeutet das beispielsweise, dass das interne Audit prüfen muss, ob die Due-Diligence-Prozesse zur Identifikation von Umwelt- oder Menschenrechtsrisiken bei Zulieferern tatsächlich funktionieren. Das ist eine völlig neue Dimension der Prüftätigkeit.

Hier agiert die Interne Revision als Frühwarnsystem. Sie überwacht die regulatorische Landschaft, bewertet die Auswirkungen neuer Vorschriften auf das Unternehmen und prüft, ob die umgesetzten Maßnahmen wirksam sind. Ein Versagen in der Compliance kann heute zu enormen Geldstrafen, Imageschäden und im Fall des LkSG sogar zu Ausschluss von öffentlichen Aufträgen führen. Ein robustes internes Audit gibt Ihnen als Investor die Gewissheit, dass das Unternehmen nicht nur die Buchstaben, sondern auch den Geist des Gesetzes ernst nimmt und sein Geschäftsmodell auf einem soliden, konformen Fundament aufbaut. Diese präventive Arbeit ist unbezahlbar und schützt den Unternehmenswert nachhaltig.

Der Aufbau eines leistungsfähigen internen Audit-Systems ist keine Kostenstelle, sondern eine wertsteigernde Investition in die Resilienz und Integrität eines Unternehmens. Wie ich in meiner langjährigen Praxis immer wieder sehen konnte, stärkt es die Corporate Governance, indem es Transparenz schafft, das Risikomanagement validiert und die Einhaltung von Regeln sicherstellt. Es wandelt sich vom historischen Kontrolleur zum proaktiven, strategischen Berater, der mit modernster Technologie ganze Datenbestände analysiert und frühzeitig auf Schwachstellen hinweist. Entscheidend für seinen Erfolg sind dabei die wahre Unabhängigkeit, eine lösungsorientierte Kommunikation und die Verankerung in einer Kultur des Vertrauens und des kontinuierlichen Lernens.

Für Sie als Investor sollte die Qualität des internen Audit-Systems ein zentraler Prüfstein bei der Bewertung eines Unternehmens sein. Fragen Sie nach der Berichtslinie, den Ressourcen, der Nutzung von Data Analytics und der Einbindung in Risikomanagement und Strategieprozesse. Unternehmen, die hier fortschrittlich aufgestellt sind, zeigen, dass sie ihre Risiken im Griff haben und für die Herausforderungen der Zukunft gewappnet sind. Die Zukunft des internen Audits wird meiner Einschätzung nach noch stärker in Echtzeit-Analysen, der Integration von ESG-Aspekten und einer noch engeren Partnerschaft mit dem Management liegen. Es wird weniger um das Finden vergangener Fehler gehen und mehr um das Sicherstellen zukünftiger Erfolge – ein Paradigmenwechsel, den kluge Investoren frühzeitig erkennen und honorieren werden.

Bei der Jiaxi Steuerberatung begleiten wir seit vielen Jahren Unternehmen unterschiedlichster Größe und Internationalität bei der Etablierung und Optimierung ihrer Compliance- und Governance-Strukturen. Aus unserer Perspektive ist der Aufbau eines effektiven internen Audit-Systems ein fundamentaler Baustein für nachhaltigen unternehmerischen Erfolg und entspricht absolut dem Geist einer verantwortungsvollen Unternehmensführung. Unsere Erfahrung zeigt, dass insbesondere mittelständische Unternehmen, die international expandieren, oft den Schritt von einer informellen, personenabhängigen Kontrolle hin zu einem formalisierten Audit-System scheuen – aus Sorge vor Bürokratie und Kosten.

Genau hier setzt unsere Überzeugung an: Ein maßgeschneidertes, pragmatisches System, das in die bestehenden Prozesse integriert wird, schafft keinen Overhead, sondern entlastet das Management durch klare Risikotransparenz und schützt vor existenzbedrohenden Überraschungen. Wir unterstützen unsere Mandanten nicht nur bei der steuerlichen und rechtlichen Compliance, sondern sehen uns auch als Partner bei der Gestaltung der zugrundeliegenden Kontrollumgebungen. Ein starkes internes Audit ist dabei der ideale interne Partner, um die von uns empfohlenen Maßnahmen dauerhaft und unabhängig auf Wirksamkeit zu überprüfen. Für Investoren ist ein Unternehmen, das diesen Schritt mit Unterstützung erfahrener Berater wie Jiaxi geht, ein Zeichen von Seriosität und langfristiger Orientierung – Werte, die wir in unserer eigenen Arbeit täglich hochhalten.